NÉT CHÍNH CỦA HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG

1- SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY
Vui lòng xem sơ đồ tại đây
 
2- HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG
Hệ thống chất lượng cho dự án này được phù hợp với “Qui trình quản lý chất lượng của công ty” cũng như tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 áp dụng cho công tác thiết kế, thu mua vật tư, dịch vụ lắp đặt.
 
 
3- MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG
Mục tiêu về chất lượng của công ty GPL là giảm thiểu những nhược điểm trong công tác thi công lắp đặt hệ thống cơ và điện lạnh suốt giai đoạn thi công.
 
4- XEM XÉT HỢP ĐỒNG
 
Nội dung hợp đồng sẽ được xét và cân nhắc xuyên suốt hai giai đoạn:
          a) Giai đoạn báo giá và đàm phán
          b) Giai đoạn sau khi ký hợp đồng.
 
Khi hợp đồng đã được ký kết, tất cả chi tiết của hợp đồng sẽ được xem xét và đánh giá kỹ lưỡng để đảm bảo rằng mọi khác biệt giữa yêu cầu hợp đồng và yêu cầu trong báo giá phải được làm rõ, giải quyết dứt điểm và được sự đồng ý của chủ đầu tư.
 
5- QUẢN LÝ THIẾT KẾ
 
Để thuận tiện cho công tác thiết kế, một qui trình thiết kế căn bản được thiết lập. Qui trình này tập hợp tất cả thông tin kỹ thuật chính yếu của dự án như điều kiện công trường, những tiêu chuẩn về điều kiện thực tiễn sẽ được áp dụng cho công tác thi công và những yêu cầu thiết thực.
 
6- QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ THÔNG TIN
 
GPL đảm bảo rằng tất cả chứng từ cần thiết có ảnh hưởng đến chất lượng công tác thi công sẽ được xem xét và chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền trước khi phát hành. Tối thiểu bao gồm những chứng từ sau:
  a) Các qui định trong công trình
  b) Qui trình hệ thống chất lượng
  c) Hồ sơ thiết kế
  d) Qui trình quản lý hồ sơ
  e) Hồ sơ liên quan đến dự án
  f) Hồ sơ điều tra thẩm định
  g)Hồ sơ về nhà sản xuất
 
Thủ tục đánh số sẽ được triển khai để phân loại hồ sơ
Thủ tục an toàn sẽ được tiến hành nhằm bảo mật thông tin
Để bổ sung cho công tác quản lý hồ sơ, số lượng tối thiểu những hệ thống sau đây sẽ được thiết lập
   a) Kế hoạch phân loại hồ sơ
   b) Kế hoạch lưu trữ hồ sơ
   c) Kế hoạch vẽ
Thủ tục phê chuẩn sẽ được chính thức hóa nhằm thiết lập nên một phương pháp chuẩn xác của hồ sơ được sự phê duyệt của khách hàng.
 
7- QUẢN LÝ MUA HÀNG
 
GPL sẽ tiến hành các hoạt động thu mua hàng hóa tại văn phòng chính của công ty. Tuy nhiên, toàn bộ vật tư chính và phụ sẽ được xem xét đặt hàng ngay trong nước.
 
8- QUI TRÌNH QUẢN LÝ
 
8.1 Chuẩn bị và hoạch định dự án
Qui trình được thiết lập nhằm đảm bảo tất cả yêu cầu của dự án và những đặc tính kỹ thuật đúng cách thức trước khi tiến hành thi công.
 
Một cách tổng quát, sẽ tiến hành các hoạt động sau:
    a)Thu nhận và và báo cáo điều kiện công trường
    b)Thành lập mạng lưới thông tin
    c)Thành lập văn phòng tại công trường
    d)Chuẩn bị sơ đồ tổ chức và huy động lực lượng ra công trường
    e)Lập kế hoạch chi tiết cùng với kế hoạch tổng thể của nhà thầu chính. Kế hoạch bao gồm những phần giới hạn sau:
       • Kế hoạch trình bản vẽ thiết kế
       • Kế hoạch trình bản vẽ thi công
       • Kế hoạch trình mẫu và catalogue
       • Kế hoạch thi công
       • Kế hoạch kiểm tra và vận hành
   f) Chuẩn bị những hồ sơ:
       • Danh mục vật tư và thiết bị
       • Báo cáo tình hình bản vẽ và danh sách bản vẽ
       • Báo cáo tình hình và kế hoạch trình catalogue và mẫu
   
Trách nhiệm của các bên
- Những điều kiện và thông tin tóm tắt của dự án được thành lập cho tất cả các bên tham gia và công tác phân công sẽ được giao cho các bộ phận phụ trách.
 
Xem xét số lượng
- Xác nhận số lượng thực tế cần cho dự án trước khi mua hàng
- Nhân viên kiểm tra số lượng và Quản lý dự án sẽ thẩm định số lượng vật tư thực tế được nêu trong bảng tính toán số lượng dự thầu trên cơ sở bản vẽ thầu và điều kiện thực tế ngoài công trường.
- Giám đốc phòng đấu thầu sẽ xem xét lại đặc tính kỹ thuật và những yêu cầu của dự án. Lập bảng so sánh giữa thông số kỹ thuật và bảng báo giá của nhà cung cấp
 - Quản lý dự án sẽ hợp nhất tất cả dữ liệu thu thập từ giám đốc phòng đấu thầu, vào bảng liệt kê mua hàng.
 
Quản lý ngân sách và chi phí cho dự án:
- Giám đốc phòng đấu thầu sẽ chuẩn bị ngân sách cho dự án, sau đó giám đốc bộ phận cơ điện sẽ ký duyệt và phát hành đến tất cả các bên.
- Quản lý dự án sẽ phụ trách quản lý chi phí dự án phù hợp với ngân sách đã lập.
- Thiết lập và quản lý dòng tiền tệ cho dự án.
 
Quản lý bản vẽ thi công
- Quản lý dự án sẽ xem xét bản vẽ thầu, chuẩn bị khung tên của bản vẽ và chuyển cho người vẽ.
- Người vẽ sẽ chuẩn bị bảng báo cáo tình trạng bản vẽ bao gồm việc mô tả bản vẽ thi công, đánh số bản vẽ, và bàn giao cho Quản lý dự án. Quản lý dự áncó kế hoạch làm việc cụ thể và sẽ điền vào bản vẽ ngày trình bản vẽ
 
Quản lý dự án sẽ sử dụng bảng báo cáo tình trạng bản vẽ để giám sát tiến độ quá trình chuẩn bị bản vẽ thi công để đảm bảo kịp thời hạn trình bản vẽ đã đưa ra. Nếu không kịp thời hạn kế hoạch, Quản lý dự án sẽ thông báo cho người vẽ để sữa lại ngày trong bảng báo cáo tình trạng bản vẽ. Quản lý dự án sẽ kí duyệt ngày đã sửa.
 
Từ bản vẽ thầu và khung tên do Quản lý dự án cung cấp, người vẽ sẽ tiến hành chuẩn bị bản vẽ thi công.
 
Cho đến khi hoàn thành, Quản lý dự án sẽ kiểm tra và đối chiếu bản vẽ thi công và bản vẽ thầu sau đó ghi nhận bản vẽ thi công.
 
Quản lý dự án sẽ trình bản vẽ thi công cho Bên công ty tư vấn ký duyệt
 
Tất cả bản vẻ thi công được ký duyệt bởi Công ty tư vấn
Trước khi bản vẽ hiệu lực cho việc tiến hành công việc thì tất cả bản vẽ thi công phải được sự chấp thuận của Công ty tư vấn nếu thời gian và tình hình công trường cho phép. Nếu trong trường hợp bản vẽ thi công không được phê duyệt kịp thời gian, Quản lý dự án sẽ không tiến hành công việc trừ những công việc ớ­ yếu không ảnh hưởng đến công việc chính. Chẳng hạn, một số công việc thứ yếu như lắp đặt ống trong kết cấu bê tông và thép.
       • Chỉ có bản vẽ thi công có đóng dấu xác nhận cho thi công mới được lưu hàng tại công trường.
       • Bản chính của bản vẽ thi công đã được ký duyệt sẽ được lưu trữ trong giá bản vẽ, số bản vẽ, tên bản vẽ, ngày ký duyệt và số phiên bản của bản vẽ sẽ được cập nhật trong mẫu mục lục bản vẽ.
 
Quản lý công tác trình mẫu, catalogue và mua hàng.
- Nhân viên phòng vật tư sẽ xem bảng liệt kê thiết bị và vật tư cần thiết để tìm nguồn cung cấp. Nhân viên vật tư sẽ được cung cấp những tài liệu có liên quan như báo giá của nhà cung cấp, thông số kỹ thuật, để hỗ trợ trong việc tìm kiếm nguồn cung cấp và thương lượng các điều kiện và các đặc tính cần thiết.
- Tất cả quyết định giá phải được sự chấp thuận của giám đốc M&E trước khi tiến hành đặt hàng.
- Ngoài ra, nhân viên vất tư sẽ lập bản chi tiết việc giao nhận vật tư để thuận tiện cho việc kiểm soát kế hoạch giao nhận hàng.
- Theo yêu cầu của khách hàng, trước khi tiến hành đặt hàng, hoặc trước khi giao hàng, nhân viên phòng vật tư sẽ yêu cầu nhà cung cấp các giấy chứng nhận kiểm tra tính quy cách của vật tư, bản vẽ…
- Trước khi đặt hàng vào giao hàng, Công ty tư vấn và khách hàng sẽ có thể yêu cầu trình catalogue và mẫu để ký duyệt. Quản lý dự án sẽ lập danh sách vật tư và catalogue để Nhà tư vấn và khách hàng ký duyệt bao gồm các công việc mô tả catalogue và mẫu, ngày trình, ngày ký duyệt, sau đó Quản lý dự án sẽ nhận lại danh sách đó và chuyển cho nhân viên phòng vật tư để tiến hành mua hàng và giao hàng.
- Công tác trình mẫu và catalogue sẽ tiếp diễn cho đến khi nào nhận được sự chấp thuận và Quản lý dự án sẽ cập nhật tình trạng của việc ký duyệt trên bảng “ Trình catalogue và mẫu” và chuyển cho nhân viên phòng vật tư tiến hàng đặt hàng.
 
Quá trình thi công dự án:
- Khi đã hoàn tất giai đoạn chuẩn bị dự án thì giai đoạn thi công sẵn sàng.
 
8.2 Quá trình thi công
Bản vẽ thi công
- Trong tiến trình thi công dự án, bản vẽ có thể được sửa đổi. Nếu thiết kế có thay đổi thì Nhà tư vấn và khách hàng sẽ gửi bảng hướng dẫn cho công trường với bản vẽ đến công ty GPL hoặc thông qua trao đổi trực tiếp. Nếu không có hướng dẫn nào khác, Quản lý dự án sẽ gửi thư xác nhận sự thay đổi đến Nhà tư vấn và khách hàng.
- Quản lý dự án sẽ hướng dẫn người vẽ sửa đổi bản vẽ tương ứng với hướng dẫn ngoài công trường của Nhà tư vấn và khách hàng hoặc thư xác nhận của GPL
Các công việc quản lý:
- Công tác theo dõi hàng tuần
       • Tiến độ của dự án được theo dõi thông qua Bảng báo cáo hoạt động hàng tuần
       • Giám đốc dự án sẽ chủ trì cuộc họp hàng tuần với kỹ sư dự án, Quản lý dự án và giám sát thảo luận các vấn đề gặp phải trong quá trình thi công. Bên cạnh tiến độ dự án, tình hình quản lý dự án, vật tư, tình hình phê duyệt, tiến độ vật tư cũng sẽ được cập nhật và sửa đổi. Quản lý dự án sẽ ghi lại nội dung cuộc họp và báo cáo cho giám đốc điều hành
 
- Họp công trường
       • Được tiến hành bởi Nhà tư vấn dự án, Nhà thầu chính hoặc khách hàng vào hàng tuần hay 2 lần một tuần
       • Chi tiết cuộc họp sẽ được ghi lại trong biên bản cuộc họp
 
- Nhật ký công trường
       • Số lượng công nhân, thời tiết, và các sự kiện hàng ngày sẽ được Quản lý dự án ghi lại trong bảng báo cáo nhật ký công trường và bản chính sẽ được giữ lại.
 
Nhận vật tư
- Sau khi mua vật tư, Quản lý dự án là người có trách nhiệm lập kế hoạch giao vật tư. Quản lý dự án sẽ kiểm tra số lượng sử dụng và quản lý cân đối đảm bảo việc sử dụng vật tư hợp lý.
- Khi nhận hàng, biên bản giao hàng của nhà cung cấp sẽ được đưa cho thủ kho để xác nhận. Thủ kho có trách nhiệm:
      • Kiểm tra tình trạng của hàng hóa
      • Kiểm tra số lượng, ngày nhận, mẫu mã dựa theo biên bản giao nhận hàng của nhà cung cấp và đơn đặt hàng.
Nếu trong tình trạng khẩn cấp, hàng hóa không được kiểm tra hoàn hảo thì thủ kho điền vào biên nhận khẩn cấp và chuyển biên nhận đó cho nhân viên phòng vật tư.
 
Lắp đặt:
- Thiết bị:
       • Quản lý dự án sẽ sắp xếp công tác lắp đặt theo yêu cầu của hợp đồng.
       • Khi thiết bị đã được lắp đặt, Quản lý dự án sẽ sắp xếp cho việc tiến hành kiểm tra thiết bị cùng với nhà cung cấp. Nhà tư vấn hoặc đại diên khách hàng và Quản lý dự án sẽ xác nhận biên bản kiểm tra. Các khuyết điểm phát hiện trong quá trình kiểm tra sẽ được nhà cung cấp khăc phục. trước khi tiến hành khắc phục khuyết điểm, thiết bị sẽ được dán nhãn “ lỗi” nếu không khắc phục được trong cùng ngày kiểm tra, còn nếu có thể khắc phục được thì sẽ gỡ bỏ nhãn.
       • Biên bản kiểm tra sẽ được Quản lý dự án trình cho Nhà tư vấn hay Khách hàng
 
- Lắp đặt phụ kiện
       • Quản lý dự án sẽ sắp xếp việc lắp đặt các phụ kiện điện dựa theo bản vẽ thi công đã được duyệt và theo kế hoạch.
       • Quản lý dự án cùng với giám sát dự án sẽ tiến hành kiểm tra lắp đặt, thử xì, kiểm tra áp suất. Nhà tư vấn hay khách hàng sẽ xác nhận biên bản kiểm tra.
       • Nếu kết quả kiểm tra không phù hợp với đạc điểm kỹ thuật, Quản lý dự án sẽ hướng dẫn giám sát cùng với công nhân sữa lỗi và tiến hành kiểm tra lần nữa.
       • Bất kì phụ kiện nào có khuyết điểm trong quá trình kiểm tra sẽ được dán nhán “Lỗi” và Quản lý dự án sắp xếp để thay thế phụ kiện đó.
 
- Vận hành:
Mỗi khi vận hành nguồn điện, nước hay đầu vào nào khác, Quản lý dự án phải gửi thư yêu cầu cho Nhà tư vấn hay khách hàng để đăng ký ngày vận hành.
 
- Bàn giao:
Giai đoạn thi công hoàn tất thì giai đoạn bàn giao được chuẩn bị.
8.3 Bàn giao công trình
- Mục đích của quá trình này nhằm đảm bảo yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật của dự án được tuân thủ trước khi bàn giao cho khách hàng.
- Quản lý dự án sẽ sắp xếp ngày nghiệm thu với khách hàng, nhà tư vấn để bàn giao. Quá trình nghiệm thu sẽ ghi lại tất cả những khuyết điểm nếu có.
 
Khuyết điểm sẽ được dùng để kiểm soát “mục tiêu chất lượng “ của GPL
- Bản vẽ:
       • Bản vẽ hoàn công được chuẩn bị sau khi hoàn thành dự án, bản vẽ này sẽ do khách hàng lưu giữ.
       • Quản lý dự án sẽ cung cấp những thông tin lắp đặt thực tế ngoài công trường để nhân viên vẽ chuẩn bị bản vẽ hoàn công. Nếu không có thay đổi nào, thi nhân viên vẽ sẽ sử dung bản vẽ thi công có sẳn.
       • Khi hoàn thành, Quản lý dự án sẽ kiểm tra đối chiếu bản vẽ hoàn công và bản vẽ thi công, và ghi nhận lên bản vẽ hoàn công. Bất kì sự khác biệt nào sẽ được Quản lý dự án và nhân viên vẽ giải quyết trước khi trình ký duyệt.
       • Quản lý dự án sẽ trình bản sao của bản vẽ hoàn công cho Nhà tư vấn hoặc khách hàng.
 
- Hướng dẫn vận hành và bảo trì
       • Quản lý dự án sẽ phải thực hiện cẩm nang hướng dẫn vận hành và bảo trì dựa theo bản vẽ hoàn công và tuân thủ theo hướng dẫn vận hành và bảo trì sản phẩm của nhà cung cấp.
       • Hướng dẫn vận hành và bảo trì sẽ được trình cho Nhà tư vấn và khách hàng để xin ý kiến và ký duyệt
 
- Biên bản kiểm tra
       • Tất cả biên bản kiểm tra thiết bị và phụ kiện đều phải tuân thủ theo sự hướng dẫn của Quản lý dự án và được trình cho Nhà tư vấn và khách hàng
 
- Dụng cụ:
       • Công cụ dụng cụ được ghi rõ trong hợp đồng (nếu có) sẽ được bàn giao cho Nhà tư vấn hay khách hàng.
 
- Hoàn thành dự án
       • Sau khi bàn giao, giám đốc bộ phận cơ điện lạnh sẽ chỉ đạo một buổi phỏng vấn. Toàn bộ dự án hoàn tất.
       • Tuy nhiên, GPL sẽ chịu trách nhiệm bảo hành 12 tháng và sẽ đáp ứng yêu cầu của khách hàng khi có bất kỳ khuyết điểm phát sinh.
 
 8.4.Thời gian bảo hành
- Quản lý việc thi hành:
Chìa khoá dẫn đến thành công của công ty chúng tôi là làm hài lòng khách hàng. Chúng tôi không những mong muốn đem đến sự hài lòng cho khách hàng trong quá trình thi công dự án mà chúng tôi còn chú ý đến các dịch vụ bảo trì trong thời hạn bảo hành của dự án.
 
- Hình thành tổ chức: Cơ cấu tổ chức của chúng tôi đã có bộ phận bảo trì. Mặc khác, trước khi vận hành máy móc thiết bị, chúng tôi thành lập những nhóm bảo trì riêng phục vụ cho công tác bảo trì của dự án. Những nhóm này sẽ báo cáo trực tiếp cho giám đốc kỹ thuật của công ty. Qua đó, giám đốc kỹ thuật nắm bắt đầy đủ thông tin cần thiết sẽ thuận lợi hơn cho các dịch vụ bảo trì sau khi hoàn thành dự án.
 
-Trách nhiệm của nhân viên dịch vụ và bảo trì thường trực:
       • Giám đốc kỹ thuật: Giám đốc kỹ thuật sẽ là người đại diện công ty để quản lý kiểm soát cam kết làm hài lòng khách hàng của công ty. Giám đốc kỹ thuật cùng với giám đốc dự án, chịu trách nhiệm mọi vấn đề kỹ thuật, quản lý và giải quyết tất cả những công việc phát sinh và vấn đề liên quan đến dự án trong suốt thời gian bảo hành. Giám đốc bảo trì có trách nhiệm báo cáo cho giám đốc điều hành.
 
       • Nhân viên dịch vụ và bảo trì thường trực: có trách nhiệm báo cáo cho giám đốc kỹ thuật và phụ trách toàn bộ trách nhiệm bảo trì và các dịch vụ của dự án. Như là:
           . Kết hợp với quản lý công trường chuẩn bị qui trình kiểm tra và vận hành.
           . Lãnh đạo nhóm kiểm tra vận hành
           . Kết hợp với quản lý công trường và giám sát cấp cao để chuẩn bị khóa sổ hồ sơ
           . Chuẩn bị chương trình bảo trì và dịch vụ chi tiết và quản lý việc thi hành.
           .Thu thập thông tin từ khách hàng và quản lý việc tiến hành.
 
9-  QUẢN LÝ KIỂM TRA, ĐO LƯỜNG THIẾT BỊ
- Quản lý dự án đảm bảo tất cả thiết bị đo lường, thiết bị kiểm tra được bảo quản tốt, hiệu chỉnh thường xuyên, định kỳ bởi đơn vị có chức năng.
- Tất cả những thông tin, lý lịch, thời gian hiệu chỉnh của thiết bị đều được lưu trữ bằng văn bản có đánh số để tiện cho công tác quản lý
Tất cả ghi nhận của quá trình kiểm tra và hiệu chỉnh sẽ được duy trì trong suốt dự án.
 
10- QUẢN LÝ LỖI KHÔNG PHÙ HỢP
- Giai đoạn thiết kế:
Yếu tố này có thể được áp dụng cho tất cả những điều đã nêu như trong hợp đồng, nó có thể bao gồm việc tính toán trên bản vẽ thiết kế, báo cáo phân tích thông số kỹ thuật của máy tính, dữ liệu…Những lỗi không phù hợp dựa trên những điều đã nêu trong hợp đồng đã được xác định như giải thích ở mục 5.5 
- Giai đoạn mua hàng:
Yếu tố này có thể được áp dụng cho bất kì vật tư hoặc thiết bị nào cùng với những chứng từ có liên quan từ phía nhà cung cấp được chọn với những yêu cầu trong hợp đồng mua hàng. Báo cáo lỗi không phù hợp sẽ được lập khi có những khuyết điểm và kém hiệu quả của hàng hóa.
- Giai đoạn lắp đặt:
Áp dụng cho bất kì vật tư, chứng từ và công nhân dưới sự điều khiển giám sát của Quản lý dự án và giám sát công trường.
 
11- PHƯƠNG PHÁP NGĂN NGỪA VÀ SỬA CHỮA LỖI
Qui trình được thiết lập và duy trì cho việc thi hành các hành động ngăn ngừa và sữa chữa có liên quan đến bất kì lỗi không phù hợp của sản phẩm hay dịch vụ.
 
12- QUẢN LÝ HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG
Tất cả ghi nhận hồ sơ chất lượng phải rõ ràng và đồng nhất.
Những ghi nhận về chất lượng sẽ được tự động lưu trữ vào hồ sơ công trình theo thứ để thuận tiện khi truy lục hồ sơ.
 
 
13- CÔNG TÁC HUẤN LUYỆN
Quy trình huấn luyện sẽ được thực hiện đảm bảo cung cấp kiến thức cũng như kỹ năng của nhân viên GPL trong việc thi công lắp đặt hệ thống cơ và điện lạnh tại tất cả các công trình do công ty GPL thực hiện.